Misstag kan inträffa, och även de mest noggranna företagen kan ibland skicka felaktiga e-postmeddelanden till sina kunder. Vi vet, för det har även hänt oss. Det kan vara en pinsam situation, men det är viktigt att agera snabbt och professionellt för att lösa problemet och minimera eventuella skador. I detta blogginlägg kommer vi att utforska de steg som företag bör vidta om de råkat skicka ett felaktigt mail till sina kunder, samt förebyggande åtgärder för att undvika detta från början.
1. Bekänn felet och be om ursäkt
- Det första och viktigaste steget är att ärligt erkänna felet. Skicka en omedelbar ursäkt till alla berörda kunder och förklara tydligt vad som har hänt. Det är viktigt att vara ärlig och transparent.
- Känns det lämpligt för din målgrupp, kan du göra mailet lite roligt. Humor brukar lätta upp stämningen. Kanske kan du slänga in en liten “oops” GIF eller en ordvits, men det beror på vad för mail som råkat skickas. Kundens förtroende är avgörande, och ärlighet i denna situation visar att du bryr dig om deras upplevelse.
- Efter att du har skickat en ursäkt och rättat till felet, överväg att följa upp med de kunder som påverkades. Det visar att du är uppmärksam på deras behov och värdesätter deras förtroende.
Såhär såg ett mail från oss ut, när vi råkade skicka ett felaktigt utskick till kunder.
2. Åtgärda felet
Efter att ha meddelat felet är det dags att rätta till det. Vad är det som har hänt? Om det är en felaktig produktinformation eller prissättning, se till att de korrekta uppgifterna är tydligt kommunicerade till kunderna. Om det är en teknisk fråga, se till att problemet är löst och att det inte kommer att upprepas.
TIPS! Är man kund i Rule, kan vi ändra vart länkarna i ditt utskick går i efterhand. Även fast mailet redan sänts iväg. Det är en stor trygghet för våra kunder att veta det.
3. Erbjud kompensation
I vissa fall kan det vara lämpligt att erbjuda kunderna någon form av kompensation, som en rabatt eller ett erbjudande för att kompensera för besväret. Det visar att du är villig att gå den extra milen för att göra rätt för dig. Många kommer säkert inte ens analysera över det felaktiga mailet, men en trevlig rabatt uppskattas alltid.
4. Informera kundtjänst och supportteamet
Om möjligt, meddela ditt kundtjänst- och supportteam om det felaktiga mailet som har skickats ut. De kommer sannolikt att få frågor från kunder och bör vara förberedda med rätt information och svar. Likadant här, enklast är att bara vara ärlig och transparent och en ursäkt brukar räcka.
5. Utvärdera och lär av misstaget
Efter att ha hanterat det “akuta” problemet är det viktigt att utvärdera vad som gick fel och varför det hände. Var det ett mänskligt fel eller en brist i ditt e-postsystem? Genom att identifiera orsaken kan du vidta åtgärder för att undvika liknande misstag i framtiden.
6. Använd sociala medier för att kommunicera
Om felet har potential att påverka många kunder, kan du använda ditt företags sociala medier-plattformar för att snabbt kommunicera med en bredare publik och förklara situationen och dina åtgärder. Men detta är endast i nödfall, annars räcker det gott och väl med ett förlåt.
Förebyggande åtgärder för att undvika felaktiga utskick:
- Dubbelkontrollera alltid. Innan du skickar e-postmeddelanden till kunder, se till att all information är korrekt. Dubbelkontrollera prisuppgifter, produktinformation och mottagarlistor. Ni som använder automationer bör även säkerställa att de triggas vid rätt tillfälle.
- Använd e-postverifieringstjänster. Använd e-postverifieringstjänster för att minska risken för felaktiga e-postadresser och undvika skräppost. Har du oreda i dina listor kan det hända att fel mottagare nås av fel information och det vill man undvika.
- Implementera interna granskningsprocesser. Inför interna kontrollsteg för att säkerställa att felaktiga e-postmeddelanden inte skickas. Detta kan vara särskilt viktigt vid stora kampanjer eller produktlanseringar.
- Använd e-postmallar. Använd standardiserade e-postmallar för att minimera fel vid manuell inmatning av information. I Rule har vi som process att hjälpa kunder med skräddarsydda mallar och för de som använder vår super template & brand style funktion kan känna sig trygga med att mallen är korrekt.
- Utbilda ditt team: Se till att ditt team är medvetet om vikten av korrekt e-postkommunikation och har rätt utbildning för att undvika misstag. Så att alla är medvetna om hur de kan hjälpa till om ett sådant misstag händer.
- (Lite överkurs) Automatiserad övervakning. För att verkligen vara på den säkra sidan, kan man använda automatiserade system för att övervaka e-postkampanjer och varna om något verkar vara felaktigt innan meddelandet skickas.
Var alltid förberedd
I slutändan är det avgörande att vara beredd på att fel kan inträffa och att vara snabb att hantera dem på ett professionellt sätt. Genom att följa dessa riktlinjer och vidta förebyggande åtgärder kan ditt företag minimera risken för felaktiga e-postutskick och bygga starka och förtroendefulla relationer med dina kunder.
